Najczęściej zadawane pytania z odpowiedziami.
1. Czym jest Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS)?
KFS to część Funduszu Pracy przeznaczona na finansowanie kształcenia ustawicznego osób pracujących. Celem jest utrzymanie zatrudnienia i rozwój kompetencji dostosowanych do zmieniającej się gospodarki.
2. Kto może ubiegać się o środki z KFS?
Ze środków mogą być finansowane koszty związane z kształceniem ustawicznym: pracowników, pracodawców, osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych.
3. Czy jednoosobowa działalność gospodarcza może otrzymać środki KFS?
Tak. Nowa ustawa dopuściła również możliwość ubiegania się o środki przez podmioty niezatrudniające pracowników.
4. Czy osoby prowadzące działalność gospodarczą i opłacające „mały” ZUS, gdzie nie ma konieczności opłacania składek na Fundusz Pracy, mogą korzystać z KFS?
Tak, ponieważ są zwolnione z tego obowiązku na mocy prawa.
5. Czy jednoosobowa działalność, która działa na rynku 3 miesiące i w ZUS korzysta z ulgi na start może korzystać z ZUS?
Tak, w tym przypadku, w związku z korzystaniem z ulgi, nie ma konieczności prowadzenia działalności przez okres 6 miesięcy.
6. W jaki sposób spółka cywila powinna złożyć wniosek?
Spółka cywilna, która zatrudnia pracowników i w związku z tym, ma status pracodawcy, to składa wniosek wyłącznie na tych pracowników. Wspólnicy spółki cywilnej jeśli chcą uczestniczyć w szkoleniach powinni złożyć odrębne wnioski na samego siebie – jako osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą.
7. Czy spółka z o.o., która zatrudnia jedynie w oparciu o umowy cywilnoprawne może złożyć wniosek?
Tak, nie ma przeszkód formalnych, aby korzystała z KFS.
8. Czy wspólnik spółki z o.o. może korzystać z KFS, gdy jest zatrudniony na część etatu na umowę o pracę?
Tak, jeśli ma status pracownika.
9. Czy mogę złożyć wniosek jeśli mam zaległość w ZUS poniżej 10 zł?
Nie, ponieważ złożone zostanie oświadczenie woli niezgodne z prawdą. Wnioskodawca na dzień złożenia wniosku nie może posiadać żadnych zaległości w ZUS.
10. Czy instytucja realizująca szkolenie musi mieć wpis do Bazy Usług Rozwojowych?
Tak. Jest to wymóg obligatoryjny.
11. Jak podać poziom zatrudnienia i jak traktować działalności, które prowadzą oddziały?
Przy wyliczaniu poziomu zatrudnienia bierzemy pod uwagę tylko i wyłącznie osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy, stosunku służbowego lub umowy o pracę nakładczą. (Osoby na umowach cywilnoprawnych nie są brane pod uwagę przy obliczaniu wielkości zatrudnienia). Przy wyliczaniu poziomu zatrudnienia należy wliczać osoby zatrudnione we wszystkich oddziałach.
12. Jakie koszty mogą być finansowane z KFS?
Finansowane mogą być m.in.: szkolenia i kursy, studia podyplomowe, egzaminy zawodowe, badania lekarskie i psychologiczne wymagane do udziału w szkoleniu, ubezpieczenie NNW związane z kształceniem.
13. Jakie jest maksymalne dofinansowanie w 2026 r.?
Od stycznia 2026 r. obowiązują dwa limity, które należy brać pod uwagę.
- Na jednego uczestnika koszt kształcenia ustawicznego nie może przekroczyć 200 % przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym.
- Wysokość środków KFS dla jednego wnioskodawcy w roku kalendarzowym nie może przekroczyć kwoty:
- 4-krotności przeciętnego wynagrodzenia – w przypadku podmiotów niezatrudniających pracowników, albo które zatrudniają nie więcej niż 9 osób
w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy w dniu złożenia wniosku,
- 8-krotności przeciętnego wynagrodzenia - w przypadku podmiotów, które zatrudniają od 10 do 49 osób w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy w dniu złożenia wniosku,
- 12-krotności przeciętnego wynagrodzenia, w przypadku podmiotów, które zatrudniają od 50 do 249 osób w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy w dniu złożenia wniosku,
- 14-krotności przeciętnego wynagrodzenia w przypadku podmiotów, które zatrudniają powyżej 249 osób w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy w dniu złożenia wniosku.
14. Czy wcześniejsze zasady 80% i 100% dofinansowania kosztów kształcenia ustawicznego już nie obowiązują?
Zostały zastąpione nowymi poziomami:
- 90% dla podmiotów zatrudniających
do 9 pracowników (w przeliczeniu na pełny wymiar pracy) i podmiotów bez pracowników,
- 70% dla podmiotów zatrudniających powyżej 9 pracowników
(w przeliczeniu na pełny wymiar pracy.
15. Gdzie można sprawdzić wysokość przeciętnego wynagrodzenia?
Na stronie internetowej Głównego Urzędy Statystycznego – w zakładce komunikaty i obwieszczenia.
16. Gdzie składa się wniosek o środki KFS?
Wniosek składa się do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę lub adres prowadzenia działalności.
17. Czy wniosek można złożyć elektronicznie?
Tak. Wniosek może być złożony wyłącznie elektronicznie przez portal: praca.gov.pl. Cała obsługa wniosku również odbywa się w formie elektronicznej.
18. Jak założyć konto na praca.gov.pl?
Należy: Wejść na portal - wybrać opcję logowania - zalogować się: Profilem Zaufanym, e-dowodem, bankowością elektroniczną.
19. Czy potrzebne jest konto organizacji?
Tak. Wnioski KFS powinny być składane z konta powiązanego z podmiotem posiadającym NIP lub REGON.
20. Jak znaleźć formularz wniosku KFS na portalu?
Należy zalogować się na portalu praca.gov.pl – Wybrać kontekst: Organizacja – Usługi elektroniczne – Wnioski o usługi i świadczenia z urzędu – Wnioski pozostałe – Wniosek o przyznanie środków Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS) na finansowanie kosztów kształcenia ustawicznego (PSZ-KFS).
21. Jakie elementy musi zawierać wniosek?
Dane podmiotu, adresu prowadzenia działalności, NIP/REGON lub PESEL, PKD, liczbę zatrudnionych, dane osoby do kontaktu, informacje o uczestnikach, opis działań kształceniowych, koszty i harmonogram szkoleń.
Na portalu praca.gov.pl jest gotowy formularz wniosku, z którego należy skorzystać.
22. Jakie załączniki są wymagane?
- Formularz informacji przedstawionych przy ubieganiu się o pomoc de minimis określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. 2024, nr 53 poz. 40 t.j.),
lub
- Formularz informacji przedstawionych przy ubieganiu się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie określony w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 czerwa 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołóstwie (Dz. U. 2010, nr 121, poz. 810),
-informacja o pomocy de minimis,
- program kształcenia ustawicznego od realizatora kształcenia (dotyczy szkoleń i studiów podyplomowych), który zawiera: nazwę kształcenia, liczbę godzin kształcenia, cenę kształcenia, plan nauczania, formę zaliczenia,
- zakres egazaminu w przypadku ubiegania się o sfinansowanie kosztów potwierdzenia nabycia wiedzy i umiejętności
- kopia dokumentu potwierdzającego oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności – w przypadku braku wpisu do KRS lub CEiDG. W przypadku prowadzenia działalności w ramach spółki cywilnej należy załączyć umowę spółki,
- wzór dokumentu potwierdzającego ukończenie kształcenia ustawicznego przez uczestników, wystawiane przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego, o ile nie wynika on z przepisów powszechnie obowiązujących – dotyczy wyłącznie szkoleń, studiów podyplomowych i potwierdzeń nabycia wiedzy i umiejętności,
- pełnomocnictwo do reprezentowania wnioskodawcy oraz składania oświadczeń woli i zaciągania zobowiązań w jego imieniu – jeśli dotyczy,
- zaświadczenie wystawione przez pracodawcę określające formę zatrudnienia i okres zatrudnienia pracownika,
- 2 kontroferty (nie muszą być to oferty od realizatorów wpisanych do Bazy Usług Rozwojowych, można przedłożyć dowolną ofertę dostępną na rynku),
- oświadczenie organizatora stażu
23. Czy każdy załącznik należy podpisywać osobno?
Nie, podmiot podpisując wniosek na portalu praca.gov.pl podpisuje tzw. e-paczkę, co oznacza, że jest podpisany wniosek i załączniki.
24. Czy można rozpocząć szkolenie przed podpisaniem umowy?
Nie. Finansowane mogą być wyłącznie działania rozpoczęte po zawarciu umowy z urzędem pracy.
25. Czy urząd może wezwać do poprawienia wniosku?
Tak. Urząd może wezwać do: uzupełnienia braków formalnych, poprawienia błędów, dostarczenia dodatkowych wyjaśnień i dokumentów.
26. W jaki sposób należy złożyć korektę do wniosku?
Należy zalogować się na portalu praca praca.gov.pl – Wybrać kontekst: Organizacja – Wejść w: Moje sprawy – Dokumenty wysłane/Sprawy – wybierać złożony wniosek KFS. Otworzyć sprawę i wybrać opcję: Dodaj pismo, „Korekta” lub „Wyślij dokumenty do sprawy”. Dołączyć poprawione załączniki lub wymagane dokumenty. Podpisać elektronicznie i wysłać.
27. W jaki sposób należy wysłać „pismo w sprawie” do wniosku?
Należy zalogować się na portalu praca praca.gov.pl – Wybrać kontekst: Organizacja – Wejść w: Moje sprawy – Dokumenty wysłane/Sprawy – wybrać złożony wniosek KFS. Wybierać; Wyślij pismo w sprawie. Uzupełnić treść pisma, ewentualnie dołączyć załączniki. Podpisać elektronicznie i wysłać.
28. Czy w ramach jednego naboru można złożyć kilka wniosków na te same osoby z różnych priorytetów?
Nie ma przeszkód, to Wnioskodawca decyduje z ilu priorytetów chce skorzystać i ile wniosków złożyć.
29. Jak oceniane są wnioski?
Uwzględnia się m.in.:
- zgodność dofinansowanych działań z ustalonymi priorytetami wydatkowania środków KFS na dany rok,
- zgodność wiedzy, umiejętności lub kwalifikacji nabywanych przez uczestników kształcenia ustawicznego z potrzebami lokalnego lub regionalnego rynku pracy,
- koszty usługi kształcenia ustawicznego wskazanej do sfinansowania ze środków KFS w porównaniu z kosztami podobnych usług dostępnych na rynku.
30. Czy po otrzymaniu środków trzeba utrzymać zatrudnienie pracownika?
Tak. Nowa ustawa wprowadziła obowiązek utrzymania zatrudnienia osoby objętej wsparciem przez co najmniej 3 miesiące po zakończeniu kształcenia, z określonymi wyjątkami ustawowymi tj:
- rozwiązania przez tę osobę umowy o pracę,
- rozwiązania z tą osobą umowy o pracę na podstawie art.52 albo art. 53 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,
- wygaśnięcia stosunku pracy,
- trzymania na tę osobę finansowania w przypadku, o którym mowa w art. 217.
31. Czy mogę zawiesić działalność gospodarczą w trakcie trwania szkolenia?
Nie, wnioskodawca jest zobowiązany do niezawieszenia albo niezaprzestania prowadzenia dotychczasowej działalności gospodarczej przez okres 3 miesięcy od dnia ukończenia kształcenia. Wyjątek stanowi ogłoszenie przez niego upadłości.
32. Czy urząd może kontrolować wykorzystanie środków?
Tak. Urząd może kontrolować: przebieg szkolenia, dokumentację, wydatkowanie środków, obecność uczestników na szkoleniu, spełnianie warunków umowy.
33. Jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia KFS?
Faktury, potwierdzenia płatności, certyfikaty bądź zaświadczenia o ukończeniu kształcenia ustawicznego, listy osób, które ukończyły szkolenie.
34. Czy niewykorzystane środki trzeba zwrócić?
Tak. Zwrotowi podlegają: środki niewykorzystane, wydatkowane niezgodnie z umową, pobrane nienależnie.
35. Czy z KFS mogą być finansowane szkolenia online?
Tak, jeśli spełniają wymagania określone przez urząd i są właściwie udokumentowane.
36. Czy można finansować studia podyplomowe?
Tak. Studia podyplomowe nadal należą do katalogu działań możliwych do finansowania z KFS.
37. Czy urząd może odmówić przyznania środków mimo poprawnego wniosku?
Tak. O przyznaniu środków decydują również takie kryteria jak: dostępność limitu, liczba złożonych wniosków, zgodność z priorytetami, ocena merytoryczna.
38. Czy umowa również ma być podpisana elektronicznie?
Tak. W przypadku korzystania z konta indywidualnego, a jest to wymóg ustawowy, prowadzenie wszelkiej korespondencji, w tym zawierania umów, odbywa się drogą elektroniczną.
39. Gdzie znaleźć aktualne nabory KFS?
Informacje o nabory publikowane są: na stronie powiatowego urzędu pracy i wojewódzkiego urzędu pracy.
